De werkzaamheden van de administratie geschieden voor het grootste gedeelte niet in het primaire proces. Als deze niet goed of niet op tijd uitgevoerd worden merkt u hier zelden iets van. Doordat de koppeling met de primaire processen als verkoop, inkoop of het productieproces niet altijd waarneembaar zijn, komen fouten te laat naar voren. Ook is er minder inzicht in de wijze waarop uw administratieve medewerkers het proces uitvoeren.

In de praktijk ziet u dat iedere medewerker op een administratie op zijn of haar eigen manier de werkzaamheden uitvoert. Hierdoor ontstaan er verschillen in de verrichte werkzaamheden. De overdracht van werkzaamheden verloopt hierdoor meestal stroef. Bij het vertrek van (zo’n) medewerker vallen er vaak gaten die een nieuwe medewerker weer op eigen wijze opvult. In de praktijk zien we dit vaak terug in het opstellen van nieuwe spreadsheet bestanden.

De ouderwetse oplossing voor dit probleem is de welbekende werkinstructie. Deze beschrijving wordt op de eerste dag overhandigd waarna deze al vrij snel in de kast verdwijnt. Vaak op dezelfde plank als het handboek Administratieve organisatie. Geweldige boekwerken die binnen korte tijd achterhaald zijn. Niemand pleegt er immers onderhoud op.

Een oplossing voor dit fenomeen is de werkinstructies zo vorm te geven, dat ze periodiek worden gebruikt. Hierdoor worden ze automatisch beoordeeld door de werknemers die het werk doen en het eindresultaat van de werkzaamheden beoordelen. Na de evaluatie dienen de instructies te worden aangepast voor volgende afsluitingen. Door de set van werkinstructies voor iedere afsluiting opnieuw te gebruiken formuleert u taken voor de uitvoering van de volgende afsluiting. Hierdoor creëert u een levend sjabloon welke up-to-date blijft. Dit sjabloon geeft u inzicht in de werkzaamheden die verricht moeten worden en de frequentie hiervan.

Door de werkzaamheden te koppelen aan een financiële afsluiting voor een maand, kwartaal of jaar rapportage krijgt u een planning voor deze afsluitprocessen. Door het plannen van de individuele activiteiten, krijgt u ook het ongrijpbare afsluitproces onder controle.

Vanuit deze gedachte hebben wij een workflow applicatie gebouwd die dit mogelijk maakt. Het grootste voordeel van werken in een applicatie is het vastleggen van het hele proces. Door de output van de werkzaamheden te bewaren creëert u een digitaal dossier van iedere afsluiting. U krijgt door AdventurePlaza de waarheid op één plek. De ideale manier om dit belangrijke proces te beheersen. U kunt gebruik maken van de cloud applicatie van AdventurePlaza voor € 17,40 per user per maand.

Adventure Plaza stelt u onder andere in staat om:

  • Alle werkzaakheden te definiëren inclusief de bijbehorende stappen die uitgevoerd moeten worden;
  • De werkzaamheden toe te wijzen aan een eerste en /of tweede uitvoerder en hier ook de beoordelaars vooraf aan te koppelen;
  • Acceptabele deadlines op te stellen door de totale tijdspanne van de werkzaamheden te;
  • Inzicht te krijgen in de geplande en de werkelijk bestede tijd;
  • Voor iedere specifieke afsluiting een nieuw elektronisch dossier te bouwen;
  • Deze systematiek ook te gebruiken voor uw begrotingen.

Wilt u weten hoeveel tijd en geld u kunt besparen? Wij rekenen het graag (onder het genot van een kop koffie) voor u uit! Bezoek onze nieuwe website op www.adventureplaza.nl of neem direct contact op via info@adventureplaza.nl zodat ook uw afsluitingen succesvolle avonturen kunnen worden.

Wij wensen u een goed Pinkerster weekend!