Als fervent tuinier probeer ik alles in mijn tuin zelf te doen. Dit om genoeg plezier te beleven van de hypotheekrente die ik betaal. De meeste zaken gaan me wel goed af, maar soms maak ik een uitglijder. Zo probeerde ik afgelopen week een boomstam uit een wildschutting te trekken door er gewoon aan te gaan hangen. Resultaat; boomstam brak af, van de ladder gevallen en nu op de bank met mijn been omhoog. Gelukkig niets gebroken enkel een paar dagen mank lopen.

Iedere deskundige zou mij gewaarschuwd hebben, maar zou ik het hebben gelaten? Als ik eerlijk ben weet ik het niet. Waarom helpen waarschuwingen vaak niet?

Deze week heb ik een aanbieding van een softwareleverancier beoordeeld. In de theorie is het al jaren bekend dat het implementeren van standaardpakketten en adopteren van Best Practice de hoogste kans op succes biedt. Waarom wordt er dan toch nog zoveel maatwerk in ERP systemen voorgesteld door leveranciers? Helpen hier waarschuwingen ook niet? Is dit net zo onvoorzichtig als mijn val van de ladder? Of bestaat de deskundige leek niet?

Om u te behoeden voor potentiële uitglijders wil ik 7 aandachtspunten met u delen welke bij mij opkwamen tijdens het zitten op de bank.

Voor welke branche is deze oplossing geschikt?

Het automatiseren van de huidige werkzaamheden is niet zo moeilijk. Je kijkt wat de gebruiker nu doet en automatiseert dat. Maar leidt dit tot de juiste oplossing? U wilt toch ook naar de “Next Level” van automatiseren? Voor welke branche is dit softwarepakket eigenlijk gemaakt? Wat is de kern van het pakket? Waar is het goed in en waar minder? Waarom blijft de schoenmaker niet bij zijn leest?

Wat was de intentie waarmee dit pakket is gemaakt?

Vraag door naar het ontstaan van het pakket. Wie waren de eerste gebruikers? Worden deze nu gezien als de beste in de branche? Wat heeft het pakket ze gebracht? Door de filosofie van een pakket te kennen, snapt u ook waarom zaken die later zijn toegevoegd wel mogelijk zijn maar niet lekker lopen. Kortom waarom deze toevoegingen niet handig of efficiënt zijn.

Is een referentie bezoek mogelijk?

Papier is geduldig. Ga eens praten met gebruikers. Iedere leverancier brengt u naar een succesvolle implementatie, maar vraag naar de problemen die ze overwonnen bij de implementatie van het pakket hebben. Het kan niet allemaal rozengeur zijn. Automatiseren begint nu eenmaal met “au”.

Bestaat er een gebruikersgroep?

De branche waarin u werkt verandert. Uw collega’s hebben daar ook vast last van. Het is wel zo fijn als het pakket zich ook ontwikkeld. Maatwerk blijft immers stil staan. Een leverancier die zijn klanten serieus neemt en niet bang is voor de vereniging van zijn klanten beseft dat hij hier zelf sterker van wordt. U hebt toch liever ook een leverancier die werkt vanuit kracht in plaats van angst?

Bent u bereid om uw processen te veranderen?

Best Practice klinkt mooi, maar bent u ook bereid uw processen onder de loep te nemen en te kijken op welke wijze een software pakket u echt kan ondersteunen. Bedenk dat u met nieuwe software het fundament legt voor de komende 10 jaar. Te vaak krijgen wij het antwoord “dat doen we altijd al zo” in plaats van een goede reden waarom zaken zo worden aangepast. Besef dat huidige werkwijzen beter bekend zijn dan efficiënte!

Snapt u dat het systeem maar 1/3 van de oplossing is?

U maakt werkelijk het verschil als u de aandacht ook richt op het proces en de mens. De juiste volgorde is Mens, Proces en dan pas Systeem. Uw mensen kunnen echt het verschil maken. U moet dan wel zorgen voor de juiste ondersteuning door proces en systeem. Onderschat de laatste twee elementen dus niet. Houdt er rekening mee dat een proces ondersteund kan worden door meerdere systemen. Indien dit het geval is overweeg dan ook een BPM-workflow-oplossing. Deze kan dienen als smeerolie tussen uw systemen.

Beseft u het verschil tussen Systeemfunctionaliteit en Rapportering?

Deze twee begrippen zijn twee zijden van dezelfde munt. Ze kunnen niet zonder elkaar, zijn aan elkaar verbonden maar zijn twee verschillende zaken. Uw processen moeten worden ondersteund door een goed systeem. Dit geldt ook voor de rapportering. Rapportering vergt ook een filosofie. Een spreadsheet is geen rapporterings tool. Als u echt wilt rapporteren en er echt wijzer van wilt worden, maakt u gebruik van een Business Intelligence (BI) tool. Het doel van rapporteren is toch het bewerkstelligen van snellere en betere beslissingen? What else? Waar wacht u op?

Ik sta inmiddels weer met twee benen op de grond. Nu mijn leverancier nog!